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Última actualización: 11/09/2017
En estos más de cinco años que llevo metido en este mundo de las redes sociales y los blogs he acudido a unos cuantos eventos:
- EBE de Sevilla (un año, otro año, otro año y otro año)
- Digital Marketing Day de Santiago
- Santander Social Weekend
- Congreso Web Zaragoza
- Social Media Marketing Day de Madrid
- B-web Coruña
- Compostweets de Santiago,
- Inlugo…
Y unos cuantos más que no recuerdo.
Pero nunca había estado dentro de la organización de un gran evento ni había tenido la responsabilidad de llevar las riendas de las redes sociales de un gran congreso.
Bueno. Miento.
Organizo los Coruña Bloggers que ya van por su cuarta edición y soy el responsable de la estrategia de las redes sociales de La Opinión A Coruña, pero conducir las redes sociales de un evento de cuatro días en el que participan más de 4.000 personas y hay más de 150 talleres, conferencias, mesas redondas y presentaciones es otra historia.
Así que cuando Eva Añón me dijo que si le echaba una mano en el 38º Congreso nacional de la Sociedad Española de Médicos de Atención Primaria (Semergen), que se celebró en Santiago entre el 26 y el 29 de octubre, acepté con los ojos cerrados.
Y el resultado no ha podido ser mejor:
- Tres Trending Topic en Twitter: el miércoles 26, el jueves 27 (durante más de 11 horas) y el viernes 28
- Más de 9.600 tuis con el hashtag oficial del congreso #semergen2016
- Más de 1.300 personas tuiteando sobre el evento
- Más de 10 millones de impresiones.
- Y una gran experiencia que me llevo
Dos eran los objetivos que perseguimos durante los cuatro días del congreso:
- Promocionar el evento y que tuviese la mayor repercusión posible en las redes sociales
- Estimular a los médicos para que usasen las redes sociales, en general, y Twitter, en particular, siempre con el hashtag #semergen2016 que es el que se había decidido para agrupar todas las conversaciones que se produjesen alrededor del congreso
Para ello teníamos tres redes sociales en las que Semergen está presente: Facebook, Twitter e Instagram.
Consideramos que Twitter era la mejor red social para contar lo que estaba pasando en el congreso (no hay que olvidar que había más de 150 actividades) y ahí volcamos todo el esfuerzo.
Facebook e Instagram también las usamos pero la presencia en estas dos redes sociales fue menor.
Para promocionar el evento a través de Twitter también se organizaron un concurso de selfies con el hashtag #semergen2016 y otro concurso para los congresistas más tuiteadores. El premio en ambos casos era un iPad.
Y ambos concursos también ayudaron a promocionar el congreso en Twitter.
El primer problema con el que nos encontramos fue que no íbamos a ser capaces de llegar a todo.
El programa del congreso contaba con más de 150 actividades, entre talleres, mesas redondas, conferencias, presentaciones de trabajos… durante los cuatro días.
Y estás actividades eran simultáneas y siempre había una quincena de ellas que se estaban realizando a la misma vez en alguna de las 25 salas.
Menos mal que las salas del Palacio de Congresos de Santiago, donde se celebró el evento, estaban juntas, y no había que andar mucho para ir de una a otra.
Además, la organización montó una carpa con un circuito de salud en la plaza del Obradoiro, organizó un flashmob en la Facultad de Medicina y puso en marcha una actividad para estudiantes en un colegio de Santiago.
Y había que contarlo (casi) todo.
Con este volumen de actividades repartidas en cuatro días había que ser muy organizado y muy metódico. Como a mí me gusta.
¿Qué vas a encontrar en este artículo?
Organización y reparto de tareas
Lo primero que hicimos fue repartirnos, entre Eva y yo, las actividades más interesantes.
Los talleres, conferencias y mesas redondas tenían tres turnos por la mañana (de 9.00 a 10.30, de 10.45 a 12.15 y de 12.15 a 14.00) y dos por la tarde (de 16.00 a 17.30 y de 17.30 a 19.00).
En cada turno había una quincena de actividades de forma simultánea. Así que cada uno cogió 3-4 actividades de cada uno de los turnos y tuiteamos lo que allí pasaba. Siempre, siempre, tuits con fotos y con el hashtag #semergen2016 para tener un mayor alcance.
Ya dice Twitter que los tuits con foto tienen un 30% más de posibilidades de interacción. Y los tuits con hashtag, un 15%. Y si lo dice Twitter…
Evidentemente, cambiábamos de sala cada cierto tiempo para llegar a todas las que nos habíamos propuesto en ese tramo horario.
Antes, habíamos programado en Hootsuite que se publicase un tuit con el anuncio del comienzo de cada una de las actividades o de que los congresistas podían participar en los concursos de selfies y de tuiteadores.
El objetivo era tener el máximo tiempo posible para tuitear lo que estaba sucediendo en directo en el congreso.
Al mismo tiempo teníamos que estar pendientes de las menciones que se hacían a la cuenta de @semergen2016, desde la que tuiteábamos, contestarlas si era necesario, retuitear los tuits que consideramos que eran interesantes y monitorizar el hashtag #semergen2016 para interactuar con los tuiteros y hacer RT a los tuits con contenido de valor.
Grupo de WhatsApp con colaboradores
Lo segundo que se hizo, y fue uno de los grandes aciertos, fue crear un grupo de WhatsApp en el que estaban miembros de la organización y colaboradores (todos ellos médicos) que iban suministrando información y fotos de lo que iba pasando en las diferentes salas.
Ellos fueron nuestros ojos y nuestros oídos en aquellos lugares en los que no podíamos estar.
Con este grupo conseguimos tres objetivos.
- Abarcar casi todo lo que sucedía en cada una de las salas y en las actividades organizadas fuera del recinto y hacerlo, prácticamente, en tiempo real.
- Involucrar a los médicos en la importancia de las redes sociales para la promoción del congreso.
- Cohesionar (aún más) a toda la organización del evento, que ya estaba muy cohesionada.
Nuestra jornada no acababa con el final de las actividades, aún había que revisar los datos y hacer un informe diario a la organización.
Eva y yo, mientras hacíamos todo lo anterior (acudir a las salas y tuitear, monitorizar el hashtag, contestar a las menciones, hacer RT…), íbamos publicando en Twitter toda la información que nos iban suministrando a través del grupo WhatsApp.
Sí, un poco estresante todo y muchas baterías del móvil y de la tablet gastadas, y unas cuantas carreras de sala a sala, pero mereció la pena el esfuerzo por el resultado final.
El objetivo, como escribí más arriba, era hacer mucho ruido en Twitter. Y creo que lo logramos.
Y antes de acabar con el resumen de los datos más importantes que se consiguieron en Twitter en el Congreso de Semergen, tres apuntes:
Trabajo de equipo
Trabajar con Eva Añón durante esos cuatro días codo con codo fue un placer. Hablamos el mismo idioma en redes sociales y no hace falta que nos digamos nada.
Sabíamos cuál era el objetivo, cómo había que hacerlo y por él peleamos juntos. Como si fuéramos uno solo.
Eso sí. Estábamos siempre en contacto a través de Messenger para que todo estuviese coordinado.
No usamos WhatsApp porque al tener el grupo de los colaboradores más otro al que llamamos Crisis 2.0 (por sí había algo que consultar con la organización) era mejor utilizar otra aplicación para que cuando nos saltase una notificación de Messenger supiésemos que era el otro y revisarla con rapidez.
Gran organización
Es muy fácil trabajar con una organización de un evento en el que te dan todas las facilidades para hacer tu trabajo. Enorme la capacidad de Neo de tenerlo todo controlado. Si queréis organizar un evento, él es la persona adecuada.
Y si además tanto el presidente del comité organizador, Sergio Cinza, como el presidente del comité científico, Daniel Rey, es decir los dos máximos responsables del congreso, son tuiteros, realizan una gran apuesta por Twitter; entienden de qué van las redes sociales y no hay que explicarles para qué sirven, el trabajo es mucho más fácil.
Por ejemplo, es un punto que durante todo el congreso, en la sala principal, hubiese una gran pantalla en la que aparecían los tuits con el hashtag #semergen2016.
O que durante el acto de clausura, mientras el presidente del comité científico estaba realizando un resumen del congreso, la gran pantalla que había en el escenario de más de 10 metros estuviese partida en tres trozos: el central, más grande, con la imagen del presidente, y en los dos laterales con los tuits de #semergen2016.
Improvisación
Puedes tener todo (más o menos) controlado, pero en este tipo de congresos hay que improvisar sobre la marcha.
Nos pasó, por ejemplo, con una de las conferencias. En la reunión de reparto de tareas que habíamos tenido la noche anterior habíamos decidido que Eva la cubriese porque iba a ser muy interesante.
Pero se desbordó. Había colas para entrar y la sala se llenó.
Entonces, en lugar de que yo estuviese en otra actividad, como habíamos quedado, fui a la sala a apoyarla.
Ella tuiteaba lo que estaba sucediendo y yo me dediqué a tuitear (siempre con fotos) el ambiente que se respiraba en el recinto.
También pedimos por el grupo de WhatsApp que era buen momento para tuitear con el hashtag #semergen2016 porque notamos que con esa conferencia aumentaba el volumen de los tuits.
El resultado fue que a los 15 minutos #semergen2016 era Trending Topic y no dejaría de serlo hasta el final de esa jornada. Más de 11 horas.
Y para terminar, los datos más interesantes de las cuatro jornadas del 38º Congreso nacional de la Sociedad Española de Médicos de Atención Primaria (Semergen) en Twitter:
La cuenta de @semergen2016
- Emitió 860 tuits (la inmensa mayoría con foto y en algunos casos con un combo de cuatro imágenes y también videos cortos) y 1.172 retuits
- Los tuits recibieron 1.043 retuits y 902 me gusta
El hashtag #semergen2016
- Fue TT durante tres días (el miércoles por la tarde, el jueves casi todo el día y el viernes por la mañana)
- Tuvo 9.692 tuits
- Participaron 1.347 tuiteros
- Se compartieron 1.488 imágenes
- Llegó a 10 millones de cuentas
El esfuerzo fue muy grande (muchas horas de trabajo y pocas de sueño), pero los resultados sobrepasaron las previsiones.
Y como le dije a Daniel Rey, uno de los organizadores del congreso, me divertí mucho todos los días. Y si te diviertes trabajando, no es trabajo.
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Menudo equipazo, y que resultados tan estupendos!! Se nota el trabajo duro. Enhorabuena!!
Muchas gracias Marta. Sin un buen equipo no consigues nada. Y sí, se trabajó mucho, pero al final obtuvimos lo que buscábamos y hasta por encima de nuestras previsiones.