El blog de Manolo Rodríguez

Guía completa: cómo promocionar un evento en redes sociales

Este artículo te ofrece una completa guía para promocionar un evento en las redes sociales. Y con ejemplos reales de cómo hacerlo antes, durante y después de su celebración
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Guía completa: cómo promocionar un evento en redes sociales

 

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No concibo un evento sin que se utilicen las redes sociales como vehículo de comunicación antes, durante y después de su celebración.

Todavía acudo a eventos en los que, por ejemplo, no hay un hashtag.

O me encuentro que un par de personas y yo somos los únicos que tuiteamos en directo.

Ni la cuenta de los organizadores, si es que la tienen, lo hace.

Me pasó la semana pasada en un evento de blogs. Diré el pecado, pero no el pecador.

Afortunadamente he acudido a otros muchos eventos que no se entienden sin el uso de las redes sociales antes de que se celebre, durante su celebración y después de que acabe.

También he estado dentro de la organización de eventos en los que se han usado las redes sociales.

Así que en esta guía he recopilado las claves fundamentales que considero más importantes para usar las redes sociales de forma correcta en un evento.

Muchos de ellas son de sentido común, pero ya sabemos que el sentido común es el menos común de los sentidos.

Y además, es una forma de tenerlas todas en un sitio para poder ampliarlas, releerlas o compartirlas con alguien cuando sea necesario.

Al principio quería escribir un artículo corto de 1.000-1.500 palabras, pero al final han salido algo más de 6.000.

Después de casi nueve años con el blog y más de 300 artículos, este es el más largo de todos. Espero que te sirva.

Vamos allá.

 

¿Qué vas a encontrar en este artículo?

 

Antes de empezar debemos tener claro que un evento va mucho más allá de la sala en la que se celebra ya que su impacto aumenta, ahora, a través de las redes sociales.

Tu evento no son uno, dos, tres o los días que dure.

Son 365.

Si te consideras solo una empresa o institución que organiza eventos, durarás poco, porque harás un producto y no crearás una experiencia para tu público.

En definitiva, no habrá alma detrás de ese evento.

Eres una empresa de contenidos, que ofrece contenidos a los asistentes y debes aportar valor todo el año.

Y un valor muy alto para que una persona quiera acudir a tu evento.

 

Mi experiencia en la gestión de redes sociales en eventos

En este artículo voy a poner ejemplos de cuatro de los eventos que he organizado o me han contratado para que realice la estrategia de redes sociales.

 

Mobile Week Coruña

mobile-week-coruña como usar las redes sociales en un evento

Soy el coordinador de la estrategia digital de Mobile Week Coruña, un evento global a pie de calle que acerca la tecnología digital a la ciudadanía a través de actividades abiertas y gratuitas. Está impulsado por los organizadores del Mobile World Congress de Barcelona.

La primera edición se celebró entre el 21 y el 28 de noviembre de 2018 con más de 100 actividades y más de 80 ponentes en diversos lugares de la provincia de A Coruña.

En su primera edición, por ejemplo, la web tuvo más de 200.000 páginas vistas y el hashtag #mWeekCoruña alcanzó a 13,5 millones de cuentas en Twitter.

impacto-mobile-week-coruña-Twitter como usar las redes sociales en un evento

 

Semergen2016

semergen-eva-manolo como usar las redes sociales en un evento

Semergen es la Sociedad Española de Médicos de Atención Primaria. Todos los años organiza un gran congreso a nivel nacional (también vienen médicos y estudiantes de medicina del extranjero). El de 2016 se celebró en Santiago de Compostela.

Duró 4 días en los que asistieron más de 4.000 médicos y estudiantes. Hubo 150 actividades (talleres, conferencias, mesas redondas y presentaciones) en 25 salas diferentes.

Si en Mobile Week Coruña fui el encargado de diseñar y ejecutar la estrategia de redes sociales antes, durante y después del evento, en Semergen, junto a Eva Añón, nos encargamos del diseño y ejecución de la estrategia en redes sociales durante su celebración.

Tras muchas horas de trabajo conseguimos:

  • 3 Trending Topic en Twitter: en la primera jornada, en la segunda jornada (durante más de 11 horas) y en la tercera jornada
  • Más de 10 millones de impresiones
  • Más de 9.600 tuis con el hashtag oficial del congreso #semergen2016
  • Más de 1.300 personas tuiteando sobre el evento

semergen-estadisticas como usar las redes sociales en un evento

 

Coruña Bloggers

coruña-bloggers como usar las redes sociales en un evento

Desde 2016 organizo Coruña Bloggers, un evento que reúne a bloggers y gente que le gusta las redes sociales, el marketing digital y la tecnología de la ciudad de A Coruña.

Durante las 19 primeras ediciones se celebró de forma mensual y a partir de la vigésima dos veces al año. Ya vamos por la vigesimotercera. El evento consiste en dos charlas y después un rato de netwoorking.

Con motivo del primer aniversario, organizamos una edición especial durante todo el día con 8 conferencias y 2 mesas redondas. En total 18 ponentes.

  • Fue Trending Topic durante más de 11 horas y otras cuatro más al día siguiente
  • Se publicaron 6.311 tuits
  • Tuitearon 503 participantes
  • Se subieron a Twitter 848 imágenes
  • Y tuvo un alcance de 13 millones de cuentas de Twitter

cifras-coruña-bloggers-10 como usar las redes sociales en un evento

Eventos en La Opinión A Coruña

Como responsable de la estrategia de redes sociales de La Opinión A Coruña también me encargo de coordinar y ejecutar la estrategia de redes sociales de eventos que organiza el periódico como la Gala del Deporte Coruñés o #EwomanCoruña.

 

Tres claves para que funcione un evento en redes sociales

Antes de empezar quiero destacar 3 claves para que las redes sociales funcionen en un evento:

 

La importancia de la planificación y la estrategia

coruña-bloggers-10

Cuando era pequeño veía la serie el Equipo A. Me gustaba mucho la frase fetiche del jefe del grupo Hannibal Smith:

“Me encantan que los planes salgan bien”

Los planes suelen salir bien porque detrás hay una planificación y una estrategia.

Sin ambas es imposible.

A lo largo de esta guía ya verás cómo la planificación y la estrategia son fundamentales

 

La importancia del equipo

 

Ver esta publicación en Instagram

 

Fin de semana más que intenso en Coruña bloggers en el que hemos disfrutado de charlas muy interesantes, un presentador de lujo al alcance de pocos, Alfonso Hermida, gran profesional y un encanto, un boss organizadísimo y generoso, @manolo_rodriguez, una comunidad bloguera activa e interesada, un ambiente de 10 y un EQUIPAZO con el que he trabajado codo con codo que es una maravilla: #CBDreamTeam Mención especial para la Escuela de Protocolo de la Coruña con @PilarMuinos al frente y su #EIPaDreamTeam El estudio sobre los bloggers de Coruña resultó muy bien y pronto lo publicaremos. Y además de todo esto, estoy feliz de contaros que en el 10 #Coruñabloggers hemos podido recaudar 700 kgr de comida para La Cocina Económica de A Coruña.

Una publicación compartida de Eva Añón. Redes Sociales-Salud (@evaanyon) el

Reúne un equipo de redes sociales que sea eso, un equipo.

Si estás solo no tendrás problema (aunque estarás solo en todo el fregado), pero si hay más personas tiene que haber una gran comunicación y coordinación entre todos.

Por ejemplo, en Sermergen, Eva Añón y yo nos conocemos mucho, hemos hablado mucho de redes sociales y hemos ido a muchos eventos de marketing digital. No tenemos que explicarnos las cosas porque hablamos el mismo idioma.

Elige a tu equipo de trabajo. Si tienes la posibilidad de tener a más de dos personas en tu equipo de redes sociales para el evento, define bien qué van a tener que hacer y cuáles van a ser sus tareas. De nuevo estrategia y planificación.

En Coruña Bloggers o en los eventos de La Opinión A Coruña tengo personas a las que coordino.

Para mí es fundamental que entiendan qué es lo que queremos comunicar y cómo queremos hacerlo.

 

La importancia de la comunidad

comunidad como usar las redes sociales en un evento

Muy pocos organizadores tienen en cuenta este tercer factor.

Una de las claves para que un evento funcione en redes sociales es la comunidad que tiene detrás.

Si las personas que, por ejemplo, tuitean un evento o suben fotos a Instagram sienten que forman parte de una comunidad, de una tribu, el evento es casi seguro que será un éxito.

No hará falta decirles que lo promocionen en sus redes sociales. Lo harán ellos porque les apetece.

Le sucede a Miguel Florido con el congreso de marketing digital que organiza y pasa lo mismo en cada edición de Coruña Bloggers. El hashtag es trending topic siempre porque detrás hay una comunidad que siente el evento como suyo.

Si logramos conseguir que sientan como suyo el evento, el éxito en redes sociales está casi asegurado.

 

Estrategias en redes sociales antes, durante y después del evento

Al igual que no concibo un evento sin redes sociales, tampoco concibo realizar y ejecutar una estrategia de promoción de un evento en redes sociales sin diferenciar tres momentos temporales:

  • Antes del evento
  • Durante el evento
  • Después del evento

Para cada una de las tres etapas siempre me planteo unos objetivos, una estrategia y unas acciones diferentes.

Cada una debe ser independiente del resto, pero a la vez deben formar parte de la estrategia global de comunicación digital.

 

Uso de las redes sociales antes del evento

Antes de ponerme a crear la estrategia de un evento en redes sociales siempre tengo en cuenta dos aspectos:

  • Análisis del evento
  • Objetivo que se busca

No suelo analizar uno antes que otro, pero siempre me pongo con ellos antes de crear la estrategia.

 

Análisis del evento

analisis-del-evento-antes-de como usar las redes sociales en un evento

Más que un análisis del evento, en este apartado hago un análisis DAFO de todo lo que lo rodea. Y me hago, al menos, estás preguntas:

  • ¿El evento tiene web a la que dirigir a los usuarios o no?
  • ¿Es un evento conocido o desconocido?
  • ¿Es la primera vez que se hace o ha habido más ediciones?
  • Si ha habido más ediciones, ¿cómo ha sido la estrategia de redes sociales los anteriores años?
  • ¿El evento tiene ya redes sociales activas? ¿Publican de forma habitual?
  • ¿Las publicaciones tienen interacciones?
  • ¿Tiene una comunidad detrás? Ya hemos visto antes que es muy importante contar con una comunidad detrás de ese evento.
  • ¿La estrategia de redes sociales del evento forma parte del plan de marketing y de comunicación o cada uno va por su lado?
  • ¿Los organizadores entienden la importancia de las redes sociales en un evento o solo las quiere porque es ‘moderno’?
  • ¿Cuánto tiempo dispones para crear e implementar la estrategia?
  • Y algo importante, ¿cuentas con presupuesto para ejecutar la estrategia de redes sociales?

Una de las leyes inmutables del marketing es la ‘Ley de los recursos’ y asegura que  “sin los fondos adecuados ninguna idea despegará del suelo”.

No se puede exigir lo mismo a una estrategia de redes sociales si cuenta con un presupuesto que a una que no lo tiene (que son muchos de los casos que veo).

 

Objetivo de las redes sociales antes de un evento

¿Qué buscamos con el uso de las redes sociales antes de un evento?

Básicamente, dos objetivos:

  • Conocimiento de marca. Que el público objetivo sepa que se va a celebrar el evento y que esté informado de lo que va a pasar.
  • Llevar a los usuarios a la web para que compren las entradas o cojan las invitaciones si el evento es gratuito.

Puede haber más objetivos.

Si algún evento tiene algún objetivo más (como promocionar a los patrocinadores y a las instituciones que han puesto el dinero), con los dos anteriores se conseguirán cumplir los objetivos colaterales.

 

¿Quién es nuestro público en redes sociales antes de un evento?

quien-en-nuestro-publico como usar las redes sociales en un evento

¿A quién nos dirigimos con nuestra estrategia y acciones en redes sociales?

Para realizar cualquier estrategia de marketing hay que colocar al usuario en el centro de la estrategia.

Y aquí la pregunta es muy fácil: ¿qué busca una persona cuando sigue a un evento en redes sociales?

Gran parte de la estrategia y de las acciones que ejecutemos tienen que responder a esta pregunta.

Y básicamente, lo que busca es estar informado de lo que suceda en ese evento: horarios, lugar, ponentes, venta de entradas…

Pero en una estrategia de difusión de un evento en redes sociales tenemos que ir un poco más allá.

Los potenciales asistentes al evento no son solo nuestro público objetivo, sino también, aquellos que nos ayuden a llegar más lejos y a alcanzar a un público mayor.

Así que la estrategia y las acciones tienen que ser diferentes para cada uno de estos públicos objetivos.

 

Estrategia en redes sociales antes del evento

Una vez que ya hemos analizado a qué evento nos enfrentamos, cuáles son los objetivos y a quién nos vamos a dirigir, es la hora de realizar la estrategia.

Como hemos visto antes, es muy importante saber si se cuenta con presupuesto y si se va a tener un equipo formado por varias personas.

La estrategia será diferente dependiendo de estos factores.

 

¿Qué redes sociales se van utilizar antes del evento?

que redes sociales usar durante un evento como usar las redes sociales en un evento

¿Cuáles van ser los canales de comunicación?

En este apartado es importante tener las cuentas activas.

He visto eventos que crean la cuenta en Twitter y la página en Facebook una semana antes de la celebración del evento.

Así es imposible conseguir una gran comunidad.

¿De qué sirve hacer una gran estrategia de difusión si tus cuentas en redes sociales solo tienen una decena de seguidores?

Mi recomendación es que cuanto antes se abran las cuentas y se empiece a publicar mejor. Si puede ser seis meses antes, mejor que tres.

En Mobile Week Coruña, al ser la primera edición del evento y por cuestiones organizativas, las cuentas en Twitter se crearon con menos de dos meses de antelación.

Pese a ello, el día que arrancó el congreso la cuenta de Twitter tenía más de 1.000 seguidores y la de Instagram, más de 250, que para ser un evento de tecnología, en A Coruña, y del que nadie había oído hablar creo que no está mal.

 

¿Facebook, Twitter, Instagram, LinkedIn…?

twitter facebook instagram como usar las redes sociales en un evento

-Facebook. Pese a que el alcance de las publicaciones en Facebook cada vez es menor, no hay que olvidar que es la red social mayoritaria. Es básico tener una página, no un perfil, de Facebook del evento.

Te dejo un artículo sobre las diferencias entre un perfil y una página de Facebook

-Twitter. Es una red social que, sobre todo, durante el evento es fundamental para contar todo lo que suceda. También es básica tenerla y nos va a servir de mucha ayuda en la estrategia previa a la celebración del evento.

Te dejo este artículo con los errores más frecuentes de las empresas en Twitter

-Instagram. La red social de moda. Cumple con el primer objetivo que hemos visto antes (conocimiento de marca), pero no con el segundo (llevar a los usuarios a la web para que compren las entradas).

Al no poder poner enlaces (sí, sé que se pueden poner en la bio y en las stories si tienes la cuenta verificada, pero, por experiencia, muy poca gente hacen click en ellos), quizá sea una red social prescindible en un evento.

Eso sí, si el evento es sobre una actividad visual (moda, pintura, escultura…) sí que es interesante contar con ella. La posibilidad de hacer Stories y videos en directo le da un plus.

Hice un estudio y la conclusión es que las fotos en Instagram tienen un 28% más de alcance que los videos

-LinkedIn. Si el evento se dirige a profesionales es una buena opción.

LinkedIn: cómo usarlo de forma profesional y sacarle el máximo partido

 

¿Qué tono utilizar en las redes sociales?

reinas como usar las redes sociales en un evento

No es lo mismo dirigirse al público del Semergen (médicos), que al de Coruña Bloggers (bloggers y gente que le gusta la tecnología y en el que apostamos por un tono muy desenfadado con memes, etc) que al de Mobile Week Coruña, que es un público más amplio pero que al estar detrás los organizadores del Mobile World de Barcelona pedían un tono más serio.

Es importante definir el tono que le queremos dar a las redes sociales del evento ya que tiene que ir en consonancia con el tipo de evento que es.

Al final, las redes sociales también son fundamentales para dotar al evento de esa alma que hemos visto al principio.

 

Crear un plan de promoción antes del evento en redes sociales

En este apartado entra la planificación y sentarse delante de un calendario para elaborar el plan de publicación en redes sociales y las acciones que se van a realizar.

Y todo dejarlo por escrito.

En el evento del primer aniversario de Coruña Bloggers (8 conferencias, 2 mesas redondas y 18 ponentes), el plan de promoción comenzó 8 semanas antes.

Cada semana, al menos, se anunciaban dos ponentes y una de las conferencias.

Y todo estaba recogido en un Excel: día, hora, contenido…

Conseguimos 313 inscripciones. El objetivo que nos habíamos puesto eran 300.

ponentes coruña bloggers como usar las redes sociales en un evento

En el caso de Mobile Week Coruña, al ser un evento más grande (más de 100 ponentes), cada día se anunciaban varios ponentes nuevos y varias conferencias.

Pero todo estaba pautado y planificado.

Es decir, si entraba alguien nuevo en el equipo sabía perfectamente lo que tenía que hacer.

Por eso es importante dejarlo todo por escrito.

Al final acudieron más de 4.500 personas a todas las actividades.

 

Acciones en redes sociales antes del evento

En este apartado hay que tener en cuenta los objetivos que tenemos:

  • Conocimiento de marca
  • Llevar a los usuarios a la web para que compren las entradas
  • Y satisfacer las necesidades de la persona que ha seguido las cuentas del evento (quiere estar informada de todo lo que suceda)

 

¿Qué publicar en las redes sociales antes del evento?

-Anuncia el evento en sí

Recuerda las fechas, el lugar de celebración, las horas, las conferencias, los asistentes… Ya te he contado antes la acción de presentar poco a poco a los ponentes y las conferencias.

-Informa de forma periódica sobre los precios de tu evento

Recuerda que es uno de los objetivos que tenemos: llevar a los usuarios a la web para que compren las entradas o cojan las invitaciones. Puedes ofrecer descuentos a tus seguidores.

-Comparte las historias de la preparación del evento, anécdotas del equipo…

Muestra el lado más humano del evento. Es una forma muy buena de hacer comunidad y de variar el tipo de contenidos para que no sea solo sobre el evento. También es importante para que se vea que el evento tiene alma.

-Comparte noticias relacionadas con la temática del evento

Así varías el tipo de contenidos y no solo publicas informaciones del propio evento.

MESSI coruña bloggers como usar las redes sociales en un evento

Más acciones

-Crea un hashtag único para todas las redes sociales

Y que no sea muy largo y sea entendible, porque hay cada uno…

-Diseña imágenes específicas para ser compartidas en las redes sociales con información del evento y llamadas a la acción

Y siempre con un enlace a la web del evento, que es adónde queremos llevar al usuario (ver la imagen de arriba de Messi).

-Crea imágenes específicas de cada ponente

Después compártelas en tus redes sociales (de nuevo con un enlace a la web). Y, muy importante, menciona a los ponentes para que ellos también las compartan con su comunidad

-Crea concursos en los que regales entradas al evento

Una forma de crear mayor expectación y dar a conocer el evento antes de su celebración es organizar un concurso o sorteo de entradas entre los seguidores de una red social. Es una acción que les motivará y ayudará a su difusión. Es una forma de atraer y fidelizar a tus seguidores.

Pero ten cuidado con las normas de los concursos en redes sociales. Aquí te dejo 10 ejemplos de concursos y sorteos en Facebook muy mal hechos.

-Publica encuestas en Twitter

Las encuestas de Twitter son fáciles de crear y rápidas de contestar para dinamizar esta red.

-Crea vídeos breves en los que anuncies a los ponentes y las charlas…

Fue una acción que pusimos en marcha en Mobile Week Coruña con 10 de los 80 eventos más importantes. Eran videos cortos (no pasaban del minuto). Todos los videos llevaban subtítulos porque la gran mayoría de los videos que vemos en Faceoook, Twitter o Instagram se ven sin sonido.

-Crea un video resumen

Si has celebrado algún evento similar en años anteriores, crea un video resumen que muestre la experiencia que se vivió y atraiga, no solo al público de las pasadas ediciones, sino también al de la nueva. Lo hicimos para el primer aniversario de Coruña Bloggers.

-Haz webinar gratuitos con los ponentes

Para promocionar el evento puedes hacer webinar gratuitos con los conferenciantes. Lo hace Raiola con el congreso de marketing que organiza y es muy buena idea.

-Haz publicidad en redes sociales

Si cuentas con presupuesto, crea anuncios de pago en redes sociales.

Ya sabes que el algoritmo de Facebook hará que tus publicaciones no lleguen a todas las personas que siguen la página de tu evento, así que tienes que recurrir a la publicidad para llegar a un mayor número de usuarios.

Para crear un anuncio atractivo en redes sociales, asegúrate de incluir: una imagen o video llamativo; un texto breve e informal; una llamada directa a la acción (Comprar entradas, por ejemplo) y una descripción muy clara del evento.

Resumen

  • Crea expectación
  • Vende sin vender
  • Usa lenguaje cercano
  • Enseña la trastienda
  • Utiliza el humor
  • Menciona a los protagonistas
  • Crea imágenes y videos específicos

 

Programa, programa, programa antes del evento

Si tienes todo planificado sabrás en cada momento qué es lo que hay que publicar.

Y aquí es donde entran las herramientas de programación.

Antes usaba Hootsuite y ahora, Buffer. No podemos ser esclavos de publicar ‘en directo’. Hay que programar lo máximo posible para gestionar mejor el tiempo del que disponemos.

Monitorización continua de las redes sociales antes del evento

Si programamos la gran mayoría de las actualizaciones, tendremos tiempo para monitorizar de forma continua en redes sociales qué es lo que dice nuestra comunidad sobre el evento.

En este apartado tenemos que estar atentos a responder a todas las dudas que surjan. Y lo más rápido posible. Y también interactuar con nuestros seguidores.

Nos pueden avisar, por ejemplo, de que el sistema de compra de entradas no funciona o que la web se ha caído. Y eso es impagable.

En estos casos tengo activadas las notificaciones en el móvil para poder actuar rápido.

 

Uso de las redes sociales durante el evento

Una vez que hemos realizado la estrategia y ejecutado las acciones en redes sociales previas al evento, llega la hora del evento.

Como verás, en este apartado los objetivos son diferentes, por lo que la estrategia y las acciones también serán diferentes.

Pero como en el caso del uso de las redes sociales antes de un evento, durante su celebración también deberemos tener en cuenta:

  • Análisis del evento
  • Objetivos que se buscan
  • ¿Quién es nuestro público?
  • ¿Qué redes sociales se van a usar?
  • ¿Qué acciones se van realizar?
  • Programar todo lo que se pueda
  • Y monitorización continua
que redes sociales usar como usar las redes sociales en un evento

Foto de Eva Añón

 

Análisis del evento

No es lo mismo montar una estrategia para un solo día como es el caso de Coruña Bloggers o de la Gala del deporte coruñés o para varias jornadas como es el caso de Mobile Week Coruña (7 días) o Semergen (4 días).

O si se celebra en medio centenar de localizaciones diferentes como ocurrió con Mobile Week Coruña.

O si tiene lugar en un mismo recinto, pero hay 15 actividades a la vez, como ocurrió en Semergen.

De nuevo el presupuesto y el equipo que tengamos marcarán la estrategia.

Si se cuenta con varias personas hay que repartir las tareas, pero si solo hay una persona se debe elegir las actividades más importantes.

Por ejemplo, el primer problema con el que nos encontramos en Semergen fue que Eva y yo no íbamos a ser capaces de llegar a todo.

El programa del congreso contaba con más de 150 actividades, entre talleres, mesas redondas, conferencias, presentaciones de trabajos… durante los cuatro días.

Y estás actividades eran simultáneas y siempre había una quincena de ellas que se realizaban a la misma vez en alguna de las 25 salas.

Luego explicaré cómo lo hicimos.

En Mobile Week Coruña sucedió algo parecido: una semana, más de 80 actividades, más de 100 ponentes, algunas actividades se solapaban…

Luego también explicaré cómo se hizo.

 

Objetivo del uso de las redes sociales durante el evento

Objetivo del uso de las redes sociales durante el evento como usar las redes sociales en un evento

Los objetivos de usar las redes sociales durante del evento es contar lo que sucede en directo en ese momento y que tenga la mayor repercusión posible.

Pero también puede haber otros objetivos

En Semergen, dos eran los objetivos que perseguimos durante los cuatro días del congreso:

  • Promocionar el evento y que tuviese la mayor repercusión posible en las redes sociales
  • Estimular a los médicos para que usasen las redes sociales, en general, y Twitter, en particular, siempre con el hashtag #semergen2016 que es el que se había decidido para agrupar todas las conversaciones que se produjesen alrededor del congreso

 

¿Quién es nuestro público en redes sociales durante el evento?

¿A quién nos dirigimos cuando usamos las redes sociales en un evento?

Sobre todo a los asistentes, pero también a aquellas personas que no hayan podido acudir al evento.

Los patrocinadores también son nuestro público y querrán ver que su aportación está amortizada. También es importante nombrarlos antes y durante el evento.

Los ponentes también son nuestro público. Así que hay que tuitear lo que digan y citarlos.

 

Estrategia en redes sociales durante el evento

estrategia redes sociales como usar las redes sociales en un evento

Como ocurre con la estrategia antes del evento, una vez que ya hemos analizado a qué evento nos enfrentamos, cuáles son los objetivos y a quién nos vamos a dirigir, es la hora de realizar la estrategia.

Como hemos visto, es muy importante saber si se cuenta con presupuesto y si se va a tener un equipo formado por varias personas.

La estrategia será diferente dependiendo de este factor.

 

¿Qué redes sociales se van a usar durante el evento?

En la estrategia de redes sociales antes del evento hemos visto que se pueden utilizar Facebook, Twitter, Instagram y/o LinkedIn.

Durante el evento todo va a ir más rápido y vamos a poder programar menos actualizaciones (luego veremos esta parte más en profundidad).

Así que no vamos a poder utilizar todas las redes sociales que hemos visto en el apartado anterior.

-Twitter

Es la red social que se utiliza con más asiduidad durante un evento porque ofrece la posibilidad de lanzar un gran volumen de mensajes en tiempo real sin que tus seguidores se molesten por ello.

A través de ella contaremos todo lo que suceda en el evento.

-Facebook

Si es un evento que dura todo el día se pueden publicar 3-4 actualizaciones separadas en el tiempo. No más.

Si dura un par de horas, con un par de actualizaciones es suficiente.

Nadie usa el muro de Facebook para contar en directo lo que sucede en un congreso.

También se puede utilizar Facebook Live (luego lo veremos más adelante).

estrategia y objetivos redes sociales como usar las redes sociales en un evento

-Instagram

Algo parecido a Facebook, aunque se pueden duplicar las actualizaciones.

Tampoco se suele utilizar el muro de Instagram para contar en directo lo que pasa en un evento. Sin embargo se pueden usar las Stories e Instagram Live.

-LinkedIn

Menos actualizaciones que en el resto: una o dos son suficientes durante la celebración.

 

Acciones en redes sociales durante un evento

En este apartado hay que tener en cuenta los dos objetivos principales que nos hemos marcado:

  • Contar lo que sucede en directo en ese momento
  • Tener la mayor repercusión posible

Recuerda que el éxito de un evento no es solo lo que sucede dentro de la sala, sino también la repercusión que consigue fuera.

Otro objetivo es satisfacer las necesidades de información de las personas que han seguido las cuentas del evento, tanto si lo ven en directo como sino.

 

¿Qué publicar en las redes sociales durante el evento?

que publicar como usar las redes sociales en un evento

Programa, programa, programa

Al  igual que en la fase anterior al evento, es muy importante programar todo lo posible.

Sobre todo, porque durante el evento vamos a ir muy rápido y todo lo que se pueda tener avanzado es trabajo que nos quitamos de encima.

En Semergen, el anuncio de que cada una de las charlas comenzaba estaba programado.

Recordemos que el programa del congreso contaba con más de 150 actividades, entre talleres, mesas redondas, conferencias, presentaciones de trabajos… durante los cuatro días.

Y estás actividades eran simultáneas y siempre había una quincena de ellas que se hacían a la vez en alguna de las 25 salas.

Son 150 tuits que te quitas de publicar ‘en directo’.

Y como estás dentro de la organización siempre sabrás si hay algún problema con alguna actividad y no se va a poder celebrar o se va a retrasar.

En ese caso solo hay que quitarla de la herramienta de programación que se use o cambiarla de hora.

En Mobile Week Coruña apliqué la misma estrategia para los más de 80 eventos que hubo durante una semana.

comunicacion interna como usar las redes sociales en un evento

Planificar todo lo que se pueda

Es muy importante tenerlo todo planificado y no dejar nada a la improvisación.

Por ejemplo, el evento del aniversario de Coruña Bloggers arrancó con un video en el que se resumían las nueve ediciones anteriores. El enlace al video en YouTube ya estaba preparado (con foto) en la cuenta de Twitter de Coruña Bloggers y justo cuando acabó se lanzó.

Lo mismo sucedió con los ganadores de los dos concursos (máximos tuiteadores y selfies).

A la misma vez que el presentador los anunciaba en el escenario, la cuenta de Coruña Bloggers los publicaba, porque habíamos previsto que los concursos terminasen media hora antes de anunciarlos para tener tiempo de preparar los tuits y las imágenes.

Durante el evento se presentó una radiografía de los bloggers coruñeses. Mientras Eva Añón desgranaba la explicación del estudio, la cuenta de Twitter de Coruña Bloggers publicaba las diapositivas del estudio que en ese momento aparecían en la pantalla y que días antes se habían programado.

 

¿Cómo usar Twitter durante un evento?

  • Retransmisión de todo lo que suceda: siempre con hashtag, siempre con foto o video que no pase de los 20 segundos y con el nick del ponente que esté hablando
  • Sin límite de tuits
  • Revisar el tuit antes de publicarlo. Queda mal que la cuenta oficial publique algún tuit con faltas de ortografía o alguna palabra mal escrita. Es cierto que vamos muy rápido cuando tuiteamos un evento, pero por parar un par de segundos para leer el tuit no pasa nada.
  • Monitorizar todo lo que sucede a través del hashtag y las menciones a la cuenta del evento
  • Marcar como favorito todos los tuits con el hahstag y las menciones. Y retuitear las que aporten valor. Es una forma de que la cuenta oficial del evento reconozca la aportación de esos tuiteros.
  • En el Coruña Bloggers nos pasó que en algún momento marcábamos como favorito tantos tuits que Twitter nos los desmarcaba. Dejamos pasar unos minutos y pudimos volver a marcar como favoritos los tuits.
  • En Semergen para promocionar el evento a través de Twitter y que los asistentes tuiteasen, se organizó un concurso de selfies con el hashtag #semergen2016 y otro concurso para los congresistas más tuiteadores. En el aniversario de Coruña Bloggers se pusieron en marcha también estos dos concursos.

 

 

Más acciones

-Utiliza el vídeo en directo para mostrar lo que sucede en cada momento

Se puede utilizar YouTube, Facebook Live, Instagram Live y el directo de Twitter. Si se tiene un equipo grande se pueden usar las cuatro plataformas a la vez. No lo he visto hacer a nadie.

Ojo con el sonido. A veces el que recoge el micrófono del móvil o el de la tablet no es el más idóneo. Siempre hay que probarlo antes.

Facebook Live e Instagram Live recomiendan una duración mínima de 10 minutos en las transmisiones, ya que si es más corta no dará tiempo a los seguidores a conectarse.

-Cruza las redes sociales

Si retransmites el evento a través de Facebook Live o de Instagram Live anúncialo en la cuenta de Twitter.

-Stories en Instagram

Las Stories en Instagram también son una buena forma de contar lo que pasa en el evento. Y no solo con fotos, también se pueden compartir videos cortos a través de este formato.

-Muestra los mensajes de las redes sociales en el lugar del evento.

Instala una pantalla que enseñe todos los mensajes que incluyen el hashtag oficial del evento. Es algo que usamos en Semergen y en Coruña Bloggers y funcionó muy bien. A los usuarios les gusta verse en una pantalla y que el resto les vea.

Comparte momentos detrás del escenario. También funcionan muy bien.

Monitorea los datos del evento (cuando se es Trending Topic, número de tuits que se han publicado…) y compártelos con tu público.

como utilizar las redes sociales en un evento

-Mucha comunicación interna

Aunque lo he dejado para el final, es el elemento más importante para que funcione una estrategia de redes sociales durante un evento.

Es fundamental que todos los miembros de la organización estén comunicados a través de un grupo de WhatsApp, Telegram o Messenger.

En Semergen se creó un grupo de WhatsApp en el que estaban miembros de la organización y colaboradores (todos ellos médicos) que nos suministraban información y fotos de lo que pasaba en las diferentes salas. Recordemos que eran más de 150 actividades en 25 salas diferentes.

Ellos fueron nuestros ojos y nuestros oídos en aquellos lugares en los que no podíamos estar.

Con este grupo conseguimos tres objetivos:

  • Abarcar casi todo lo que sucedía en cada una de las salas y en las actividades organizadas fuera del recinto y hacerlo, prácticamente, en tiempo real
  • Involucrar a los médicos en la importancia de las redes sociales para la promoción del congreso
  • Cohesionar (aún más) a toda la organización del evento, que ya estaba muy cohesionada

Eva y yo nos comunicábamos por Messenger. Usamos esta plataforma porque cuando nos aparecía una notificación sabíamos que era del otro.

Si lo hubiésemos hecho en WhatsApp con tantas publicaciones que tenía el grupo de la organización hubiese sido imposible comunicarnos los dos.

 

 

En Mobile Week Coruña la estrategia fue similar. Era imposible cubrir los más de 80 eventos que hubo durante la semana, y además, en lugares muy separados. También se creó un grupo de WhatsApp con miembros de la organización.

Y también estábamos en contacto por WhatsApp con personas que se encontraban en cada actividad para que enviasen fotos y algún comentario sobre lo que sucedía. Detrás hubo un gran trabajo de planificación y producción para tener el contacto de todas esas personas.

El objetivo era contar todo lo que acontecía en las diferentes localizaciones del congreso y en directo.

En Coruña Bloggers también creamos un grupo de WhatsApp en el que estaba toda la organización.

En él (o por DM en Twitter) se compartían las fotos que los miembros de la organización hacían para abastecer de imágenes y datos interesantes del evento al equipo de redes sociales que estaba formado por tres personas.

 

Y hasta aquí la parte de las redes sociales durante un evento.

Pero falta el final.

Mi madre siempre dice que cuando llegas o te vas de un lugar tienes que saludar.

Cuando acabemos un evento no hay que olvidarse de despedirse.

Muchos eventos terminan y, por ejemplo, la cuenta de Twitter no anuncia que se ha acabado. Hay que ser educados hasta el final.

despedida como usar las redes sociales en un evento

Redes sociales después del evento

Como en la estrategia de antes y durante, después del evento también hay que marcarse unos objetivos y comprobar después si los hemos cumplido.

Recuerda que el objetivo es el punto de llegada.

La estrategia es el camino que debes seguir para poder alcanzar el objetivo establecido.

Y las acciones son los pasos que hay que dar para recorrer el camino.

El objetivo principal después de un evento es analizar lo que ha salido bien y lo que ha salido mal.

También es muy importante medir el impacto que ha tenido en redes sociales.

Utiliza los informes y analíticas de cada red social. Y haz un resumen con los datos más importantes.

Entrégaselo a la organización. Es una forma de mostrar lo que has conseguido con tu trabajo.

Para Twitter suelo usar TweetBinder. Te hace una fotografía muy visual de cómo ha sido la actividad del evento en Twitter.

Comparte los resultados del evento en las redes sociales: cuál ha sido el número de asistentes, cuántos tuits se han publicado, cuántos tuiteros ha habido…

Crea un álbum en Facebook con las mejores fotografías tomadas durante el evento. Puedes etiquetar a los patrocinadores, ponentes y asistentes y conseguir así que aparezcan también en sus perfiles y las compartan.

como usar y utilizar las rede sociales en un envento para promocionarlo

Y por último, ¿qué hacemos con las cuentas de los eventos una vez acabados?

Veo muchos eventos que dejan de publicar hasta el año siguiente.

Recuerda que tu evento dura 365 días.

Actualiza de vez en cuando tus redes sociales con información relevante para tus seguidores. Así, tu comunidad no te olvidará durante los siguientes 364 días y cuando lo vuelvas a organizar allí estarán.

 

 

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