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Última actualización: 06/06/2021
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Empresas y usuarios se están moviendo hacia la firma electrónica para cumplir con las regulaciones, acelerar los procesos comerciales y reducir los costes operativos.
Al adoptar procesos seguros con una firma electrónica, reducen el tiempo de espera, ahorran dinero, proporcionan copias a todas las partes, crean archivos, aumentan la seguridad a través del cifrado digital y cumplen con los requisitos de privacidad.
Hay muchos software de recursos humanos que ofrecen la posibilidad de la firma digital.
Es posible que hayas oído hablar antes de firmas electrónicas y firmas digitales.
Tal vez estás investigando sobre ellas para tu negocio o simplemente necesitas firmar algo personalmente.
Pero a menudo se confunde entre firma electrónica y firma digital.
En este artículo, repasaremos lo que implica cada una y en qué se diferencian para que comprendas mejor el uso de cada una de ellas.
¿Qué vas a encontrar en este artículo?
¿Cuáles son las diferencias entre una firma electrónica y una digital?
Antes de contestar a esta pregunta hagamos un poco de historia.
Pero muy breve.
En 1677, Inglaterra aprobó el Estatuto de Fraudes que especificaba que ciertos contratos debían estar por escrito y firmados.
La nueva ley provocó que la firma de documentos se convirtiera en algo cotidiano.
Una firma en papel es cualquier marca que una persona coloca en un documento de papel para indicar que está de acuerdo con las estipulaciones que se especifican en él.
Además, la firma sirve para identificar al firmante ya que la rúbrica de cada persona es única.
Si bien se puede confiar en las firmas de papel, presentan algunos problemas.
Las firmas en papel se pueden falsificar, los procesos basados en papel son lentos y pueden resultar costosos en términos de tiempo y dinero.
Para superar los problemas que tiene la firma en papel, las firmas electrónicas y digitales se han vuelto cada vez más populares.
Como he comentado antes, un software RRHH te ofrece la posibilidad de la firma digital.
¿Qué es una firma electrónica?
Cualquier marca que se haga en un documento electrónico con la intención de servir como firma se considera una firma electrónica.
Puede ser un símbolo, un texto mecanografiado o incluso una imagen o sonido.
La firma electrónica no tiene que parecerse en nada a tu firma manuscrita.
Sin embargo, las firmas electrónicas son firmas de menor confianza que las digitales ya que no contienen ninguna evidencia que vincule la identidad del firmante con el documento.
Y tampoco hay ninguna prueba de que el documento no se haya modificado después de la firma.
Para protegerse de este problema se introdujeron las firmas digitales.
¿Qué es la firma digital?
Una firma digital es una forma de firma electrónica que utiliza un algoritmo de cifrado que ayuda a validar la identidad del firmante.
La tecnología detrás de las firmas digitales garantiza que el documento no se pueda alterar, ya que la firma o el documento legal pierden su validez si este se modifica después de la rúbrica.
Esta característica ayuda a evitar el repudio por parte del firmante, lo que hace casi imposible negar haber firmado el documento.
Una firma digital garantiza la autenticidad de un documento o mensaje y utiliza técnicas de cifrado para proporcionar pruebas originales y sin modificar.
Las firmas digitales se utilizan en comercio electrónico, distribución de software, transacciones financieras y otras situaciones que dependen de técnicas de detección, falsificación o manipulación.
Para firmar de forma digital un documento, primero se emite al usuario un certificado digital que vincula su identidad real a una identidad digital.
En el momento de la firma, el certificado digital del usuario está incrustado en el documento para que sirva como prueba irrefutable de la identidad del firmante.
La autenticación de varios factores, como las contraseñas y los PIN de un solo uso, ayudan a que la verificación de la identidad del firmante sea aún más sólida.
Las técnicas de cifrado protegen los documentos contra la manipulación.
Las aplicaciones gratuitas como Adobe Reader pueden verificar de forma automática que un documento no ha cambiado después de la firma.
Para aumentar aún más la seguridad, el documento puede tener una marca de tiempo para que sirva como prueba forense del momento de la firma.
La firma digital mejora aún más la seguridad y la autenticidad detrás de cada firma electrónica y actúa como una huella digital para el firmante del documento.
Los mayores desafíos con respecto a las firmas siempre han sido:
- ¿El firmante es quien dice ser?
- ¿La firma es válida y no ha sido falsificada?
- ¿El documento ha sido manipulado?
Hace siglos, para contrarrestar estos desafíos, se introdujo la figura de los notarios que jugaron un papel clave para asegurar la autenticidad y la confianza de un documento.
Todavía existen problemas similares en el mundo electrónico.
Sin embargo, las firmas digitales se crearon para ayudar a cumplir la finalidad que tenían los notarios en el pasado.
Las autoridades de certificación actúan ahora como notarios en términos de verificar la identidad de un firmante.
En lugar de estar presente en el momento de la firma, como lo haría un notario, una autoridad de certificación actúa como una organización de confianza que garantiza la seguridad de la Infraestructura de clave pública (PKI) y proporciona certificados digitales a los firmantes, que son necesarios para una transacción de firma digital.
La tecnología detrás de la firma digital
Una firma digital es única para cada firmante.
Para garantizar esta característica, los proveedores de soluciones de firma electrónica siguen un protocolo llamado PKI.
La PKI utiliza un algoritmo matemático para generar dos claves para el firmante: una clave pública y una clave privada.
Las dos claves juntas forman su certificado digital, que ayuda a validar la identidad del firmante.
Cuando un documento se firma y se completa electrónicamente, se genera una huella digital única de un documento (denominada hash) mediante el uso de un algoritmo matemático.
Este hash es, entonces, encriptado por la clave privada del firmante.
El hash cifrado y el certificado del documento emitido por una autoridad de certificación de confianza se adjuntan al documento firmado digitalmente, con lo que se completa así la firma digital.
Para validar la identidad del firmante y verificar la firma, se utiliza la clave pública del firmante para descifrar el hash del documento.
Durante el descifrado, se calcula un nuevo hash y se compara con el hash cifrado original.
Si los dos son iguales, el firmante se valida, ya que las dos claves deben coincidir.
Firma electrónica vs firma digital: ¿Cuál es la mejor para mí?
Todo lo anterior al final nos lleva a la pregunta, ¿cuál es la mejor para mí? ¿Una firma electrónica? ¿O una firma digital?
Como comenté más arriba, una firma electrónica captura la intención de firmar algo y también ayuda a demostrar quién fue el firmante y qué se firmó en primer lugar.
Los beneficios de la firma digital son que funciona con la firma electrónica en lugar de reemplazarla.
Cuando se aplica la firma digital a un documento, la operación criptográfica ayuda a vincular el certificado digital y los datos que se firman en una única huella digital.
La singularidad del certificado y los datos es lo que hacen que las firmas digitales sean prácticamente infalibles.
Como resultado, puedes estar seguro de que con la firma digital
- La identidad del firmante es válida: sabrás que los firmantes son quienes dicen ser
- A prueba de manipulaciones: puedes estar seguro de que el documento no ha sido manipulado; de lo contrario, la firma quedaría invalidada.
- No repudio: el firmante no puede negar haber firmado el documento y es posible probarlo en un tribunal.
Imágenes cortesía de freestocks, firmbee en Unplash y de pdpics, tama66, szmiki95, fill y ar1 en Pixabay.
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