¿Cómo empezar el proceso de digitalización de tu negocio en 2023?

Última actualización: 02/02/2023

Tengas una pequeña empresa o una pyme de tamaño considerable, en 2023 es casi obligatorio que esté digitalizada si lo que quieres es tener éxito.

Con la llegada de internet, tanto el modelo de negocio de las empresas como el modo en el que los clientes toman decisiones y realizan compras han cambiado de forma drástica.

La tecnología sigue avanzando para facilitar nuestras vidas y, de hecho, es importante aprovechar esta oportunidad.

Pero también implica tener que estar constantemente al día con los nuevos avances para no quedarse atrás respecto a la competencia.

Si bien es una tarea larga y que necesita de nuestro tiempo y dinero, es necesaria para no quedarnos desactualizados y obsoletos.

Tenemos que estar al día con lo que el mercado requiere.

Si no tienes muy claro cómo empezar, hemos creado una pequeña lista con algunos de los pasos más importantes a seguir para empezar el proceso de digitalización de tu empresa.

6 pasos para dar el salto a la digitalización

Analiza la situación actual de tu negocio

El primer y primordial punto consiste en mirar hacia dentro y analizar en qué estado se encuentra nuestro negocio.

No podemos pretender realizar un cambio de estas magnitudes en la estructura de la empresa sin antes realizar un estudio exhaustivo sobre cómo se encuentra y cómo funciona.

No se trata solo de entender su funcionamiento, sino que debemos conocerlo todo al detalle.

Desde el sistema que se utiliza para comprar material, hasta el proceso de compra que realizan los clientes.

Cada negocio y empresa tiene su propio funcionamiento interno que puede digitalizarse en mayor o menor medida, pero siempre puede optimizarse para que su rendimiento y productividad sea mejor.

La digitalización, en el fondo, se trata de utilizar herramientas digitales para mejorar la productividad de nuestro negocio.

Tenemos que analizar cada departamento y ver cómo y en qué grado se puede digitalizar.

Pero antes, es necesario trazar un plan y de eso trata el siguiente punto.

Establece el plan de digitalización

Hemos visto en el punto anterior que lo primero y más importante a la hora de empezar este viaje que es la digitalización de un negocio es sentar unas bases sólidas y para ello necesitamos un estudio concienzudo del funcionamiento de la empresa.

El paso es importante ya que, de lo contrario, sería muy difícil llevar a cabo un plan de digitalización exitoso, que es lo siguiente que hay que realizar.

Para poder crear un plan, es necesario tener datos que lo apoyen, que nos permitan tomar decisiones basadas en información cierta y precisa, y hacer predicciones que sean lo más reales posibles.

Cada empresa es distinta y tiene un proceso y funcionamiento personal, por lo que no existe una guía general o un plan universal que podamos aplicar.

Además, también nos sirve para ver el grado de digitalización en el que nos encontramos.

Ver si debemos empezar por crear o modificar nuestra página web, para lo que necesitaremos un creador de páginas web, o por reestructurar el modelo de compras y el almacén, para lo que necesitaremos un ERP.

En este punto se ponen objetivos y plazos para poder evaluar y motivarnos en este proceso.

Debemos encontrar el equilibrio y no poner objetivos imposibles, que nos desmoralicen, ni demasiado sencillos, que hagan que no nos esforcemos en cumplirlos.

Evalúa tu audiencia

Si bien el proceso de digitalización es interno y propio de cada empresa, afecta de manera directa a los clientes y potenciales clientes y, por tanto, es necesario tenerlos en cuenta.

Más adelante veremos cómo y qué aspectos hay que tener en cuenta.

En este punto, aún inicial, explicaremos porqué es importante identificar el tipo de audiencia que tenemos.

Desde el punto de vista del marketing, tenemos que comprender y estudiar a nuestra clientela y potenciales clientes para ver qué es lo que les interesa, cuál es la manera en la que prefieren comprar y a través de qué medios.

Esta acción nos puede dar mucha información tanto sobre el proceso de compra, como sobre puntos y aspectos que se pueden mejorar.

Esta información se puede aplicar también a nuestro plan de marketing digital, ya que podemos adaptarlo a las necesidades y gustos de nuestra audiencia.

Si, por ejemplo, nuestra audiencia está muy presente en redes sociales podemos aprovechar y crear comunidad y apego a nuestro negocio si contamos con un perfil activo que interactúe con ellos.

De nosotros depende sacarle el mayor partido a cada caso para obtener mejores resultados.

Escoge dónde invertir

Es importante tener claro este punto desde el principio: no se puede digitalizar una empresa sin invertir.

No solo invertir dinero, también tiempo y dedicación.

Para poder digitalizar nuestro negocio, tendremos que adquirir software que nos ayude a gestionar nuestras tareas de manera digital y de forma más sencilla.

Además, es necesario formar al personal para que sepa cómo utilizar estas nuevas herramientas y entiendan el nuevo proceso que se llevará a cabo.

Todos los trabajadores deben trabajar en conjunto y sincronizados para que se puedan alcanzar los objetivos comunes.

Habrá un tiempo de adaptación necesario para cada trabajador o departamento.

En este periodo se hará la primera toma de contacto con los nuevos procesos y herramientas y se evaluará su funcionamiento y aplicación al proceso de producción general.

Toda estas acciones puede que paralicen la producción durante unos días, lo que supondrá también parte de esta inversión de la que hablamos antes.

El tiempo también es un activo valioso que debemos invertir en este proceso. Tanto a estudiar y analizar el plan, como a llevarlo a cabo.

Por eso es importante ser conscientes de la inversión necesaria y estar convencidos de querer llevar a cabo este proceso de digitalización.

Se trata de un objetivo a largo plazo, pero del que, si lo realizamos de forma correcta, no nos arrepentiremos.

Piensa en los clientes

Volvemos a hablar de los clientes en este punto.

Es lógico si lo pensamos bien, ya que se trata de una parte fundamental de nuestro negocio.

No podemos descuidarlos ni olvidarnos de ellos en este proceso.

Al contrario, pueden ser una de las piezas clave en la digitalización de nuestra empresa.

Así como hay elementos y herramientas de digitalización que sirven para aumentar la productividad o simplificar las tareas internas, también hay otras que ayudan a que el proceso de compra u otras actividades que implican a los clientes se simplifiquen.

Desde acciones globales como mejorar el customer journey y su experiencia de compra, hasta más específicas como minimizar el tiempo de espera de una respuesta tras contactar o gestionar una incidencia.

La digitalización nos permite también, por tanto, brindar un mejor servicio general, algo que los clientes notarán y valorarán.

Además, un cliente satisfecho es el mejor reclamo publicitario que podemos tener para atraer a nuevos clientes.

Por lo que nuestro interés y esfuerzos deben canalizarse también en esa dirección por el bien del propio negocio.

Analiza datos y resultados

Una vez que ya hemos puesto en marcha el proceso y se encuentre ya en estado avanzado, es necesario hacer una evaluación cada cierto tiempo para ver si estamos yendo por el camino correcto.

Otro de los aspectos positivos de la digitalización es que todos los softwares recopilan datos y pueden proporcionarnos informes detallados en apenas pocos segundos.

Puede ser que superemos las expectativas o estemos por debajo de lo esperado.

En ambos casos hay que analizar si es necesario adaptar los objetivos para que puedan estar en consonancia con la realidad, o si es algo que se puede solucionar con un esfuerzo mayor.

Los datos también nos sirven para ver si es necesario realizar mayores cambios o ajustar algunos elementos para que funcione mejor.

Quizás un software que hemos elegido no es el más indicado para una situación particular o hay aún algunas tareas que se pueden digitalizar más tarde.

Es importante saber que los datos por sí solos no son los que nos aportan esta información.

Está en cada persona leerlos y saber entender y extraer de ellos la información importante.

Imágenes cortesía de adeolueletu, glenncarstenspeters, storyfuel, dylu, y firmbee en Unplash y pressfoto y Ijeab en Freepick.

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